Gestão de sorveteria: a confissão de um erro que quase quebrou meu negócio

Vou te confessar uma coisa que, na época, eu morria de vergonha. Hoje, eu conto como lição. Eu tive uma pequena sorveteria, daquelas de bairro, com açaí no cardápio. E teve um verão, logo no segundo ano, que eu achei que tinha ficado rico.

Sábado, três da tarde, um calor de rachar. A loja tava lotada, uma fila que dobrava a esquina. O barulhinho da máquina de cartão não parava. Eu, atrás do balcão, suando, cansado, mas com um sorriso de orelha a orelha. A gente vendendo açaí, sorvete, combo, tudo que tinha direito. Eu pensava: 'É isso. Acertei a mão. Agora vai'.

Chegou dia 5 do mês seguinte. Fui fechar as contas. Olhei o faturamento: um número bonito, o maior que a gente já tinha feito. Fui pagar fornecedor, aluguel, funcionário, luz... e cadê o dinheiro? A conta do banco tava quase no vermelho. O lucro que eu imaginei ter era uma miragem. Foi um soco no estômago. Como é que eu vendi tanto e não sobrou quase nada?

Onde o dinheiro some? O perigo do 'custo no olho'

A resposta era dolorosamente simples: eu não tinha a menor ideia do meu custo real. Eu fazia o preço 'de cabeça'. Olhava pro vizinho que vendia açaí, via o preço dele e colocava o meu um pouco abaixo pra ser mais competitivo. Comprava o pote de 5 litros de sorvete por X, dividia por umas 'bolas imaginárias' e achava meu custo.

Meu erro fatal, e o de muita gente, está nos detalhes. O açaí self-service é o maior ladrão de margem que existe se você não controlar. Aquela 'colherada generosa' de leite em pó, a 'caprichada' na Nutella, os morangos que o cliente empilha no pote... tudo isso tem um custo. E eu não pesava nada.

Eu achava que o custo era só a base do açaí ou do sorvete. Mas a verdade é que, muitas vezes, o valor dos toppings que vão num copo de 500ml pode ser maior que o do próprio açaí que tá lá dentro. Sem pesar, sem ter uma ficha técnica de cada produto, você tá pilotando um avião no escuro. Loja cheia vira só um monte de trabalho sem recompensa financeira.

Parar de 'achar' e começar a 'saber' foi a virada de chave. E não precisa de um diploma em finanças pra isso, precisa de uma balança de precisão e disciplina. A gente precisa montar o que se chama de 'ficha técnica'.

Pega o seu produto mais vendido. Vamos supor que seja o açaí no copo de 500ml com 3 adicionais. Você vai fazer o seguinte:

1. Pese o custo da base: Quanto custa o balde de 10 litros de açaí? Digamos que R$ 100. Isso dá R$ 10 por litro, ou R$ 0,01 por ml. Se no copo de 500ml você usa, em média, 400ml de açaí, só aí já tem R$ 4,00 de custo.
2. Pese CADA adicional: É aqui que o dinheiro vaza. Pegue a balança. Quanto pesa uma 'porção' de leite em pó? Se 1kg de leite em pó custa R$ 30 e sua porção tem 20g, essa porção custa R$ 0,60. Faça isso para a paçoca, o confete, a fruta, a cal
3. Some os custos indiretos: Não esqueça do copo, da tampa, do canudo, do guardanapo. Parece pouco, mas na escala de centenas de vendas, vira uma fortuna.
4. Monte o custo final: Some o custo da base + o custo dos adicionais + o custo da embalagem. Esse é o seu Custo de Mercadoria Vendida (CMV). Agora você sabe quanto CUSTA pra montar aquele copo. Seu preço de venda tem que ser um múltiplo disso

Fazer isso na mão, pra cada item, é um trabalho insano. Eu comecei numa planilha, mas cada vez que o preço de um insumo mudava, era um parto pra atualizar tudo. É nessas horas que um sistema de gestão simples faz uma diferença brutal. Você cadastra o custo do insumo uma vez, monta a ficha técnica lá dentro, e se o preço do morango subir, o sistema ajusta o custo do seu produto automaticamente. Você para de apagar incêndio e começa a gerenciar de verdade.

Por que copiar o preço do concorrente é uma péssima ideia

Depois de calcular meu custo real, eu entendi o tamanho da besteira que estava fazendo ao copiar o preço do vizinho. Eu não sabia qual era o fornecedor dele. Não sabia se ele comprava em volume muito maior e tinha um preço melhor. Não sabia se o açaí dele tinha mais adição de água ou xarope de guaraná, barateando a base. Eu não sabia nada da estrutura de custos dele.

Você pode até usar a concorrência como um termômetro, um ponto de referência. Mas o seu preço tem que nascer de DENTRO pra fora. Ele nasce do seu custo, da sua margem de lucro desejada, dos seus impostos, do seu aluguel.

E tem mais: seu produto pode ser melhor! Se você usa um açaí mais puro, frutas frescas de qualidade, um leite em pó de marca boa, seu produto tem mais VALOR. Cobrar o mesmo que o concorrente que usa produto inferior é um desrespeito com o seu próprio trabalho. O cliente que busca qualidade paga por ela. Quem busca só preço vai te abandonar na primeira promoção do outro lado da rua de qualquer jeito.

Organizando a casa: 4 passos para uma gestão de sorveteria que dá lucro

Depois daquele susto, mudei tudo. Preço foi só a ponta do iceberg. Uma gestão de sorveteria de verdade precisa olhar pra operação inteira. Se eu pudesse resumir o que aprendi e o que aplico hoje em consultorias, seriam estes pontos:

• Ficha técnica é lei: Já falamos disso, mas não custa repetir. Nenhum produto pode ser vendido sem que você saiba exatamente quanto ele custa pra ser feito, centavo por centavo. Sem isso, você está cego.
• Controle de estoque rigoroso: Sorvete e açaí têm validade. Frutas estragam. Um freezer quebrado pode significar milhares de reais de prejuízo. Você precisa saber o que entra, o que sai e o que está perto de vencer. Planilhas ajudam, mas se
• Entenda seus números de venda: Qual produto vende mais? Em qual horário? Qual dia da semana? Ter esses dados te ajuda a fazer compras mais inteligentes, a criar promoções direcionadas (tipo um combo pro horário de menor movimento) e a otimi
• Pense além do verão: Uma sorveteria não pode depender só do calor. No inverno, o que você vai oferecer? Chocolate quente, caldos, fondue de chocolate com frutas, waffles? Criar um cardápio sazonal mantém o fluxo de caixa girando o ano intei

No fim das contas, a gestão de sorveteria é menos sobre a paixão por sorvete e mais sobre a disciplina com os números. A paixão te faz abrir a porta, mas é a disciplina que te mantém aberto no ano seguinte.