O dia que descobri: minha equipe fingia produtividade

Eu tinha certeza que meu vendedor tava enrolando. Sério. O cara passava a manhã inteira no balcão, atendia bem, conhecia peça, mas no fim do dia vendia menos que o colega. Fiquei meses de olho, tentando entender onde ele perdia tempo. Até que numa quinta-feira, lá pelas três da tarde, eu sentei do lado dele pra acompanhar um turno inteiro. E aí caiu a ficha.

O problema não era preguiça. Era que ele passava metade do tempo procurando peça no sistema — ou melhor, na planilha que eu mesmo tinha montado cinco anos atrás. Abria a pasta, procurava na aba 'Suspensão', não achava, ia na aba 'Diversos', voltava, ligava pro depósito, o cara do depósito abria outra planilha, conferia o caderno, voltava a ligação. Quinze minutos pra confirmar se tinha ou não uma bandeja de Gol G5 em estoque.

Enquanto isso, o cliente esperando no balcão, o telefone tocando, e eu achando que o problema era falta de vontade. A real? Eu tinha montado um sistema que transformava gente boa em gente lenta. E pior: eu cobrava resultado como se o problema fosse deles.

A armadilha que eu mesmo criei

Autopeças é um dos ramos mais castigados nessa história de controle manual. Porque não é só quantidade — é marca, é modelo, é ano, é versão, é lado, é com ou sem ABS, com ou sem direção hidráulica. Uma loja pequena tem fácil três, quatro mil itens. E cada vez que alguém pergunta 'tem essa peça?', a equipe precisa garimpar informação em três lugares diferentes: a planilha (que nunca tá atualizada), o caderno (que o Zé esqueceu de anotar a saída de ontem), e a prateleira (onde às vezes a peça tá, mas ninguém sabe).

Eu sempre soube que isso atrasava. Mas eu subestimei o quanto. Porque quando você vê o vendedor parado no balcão, parece que ele tá trabalhando. Ele tá no computador, tá mexendo em papel, tá falando no telefone. Só que ele não tá vendendo — tá caçando dado. E eu, como dono, cobrava 'vende mais', sendo que o cara já tava dando o sangue só pra não passar vergonha com cliente.

Fiz um teste na época. Peguei um dia normal, uma terça-feira sem promoção, sem correria. Pedi pro pessoal anotar, do jeito que desse, quantas vezes eles paravam o que tavam fazendo pra procurar informação de estoque. Não precisava cronometrar, só riscar num papel. No fim do dia, meu vendedor principal tinha feito 47 consultas. Quarenta e sete. Algumas rápidas, coisa de dois minutos. Outras demoravam dez, quinze, porque envolvia ligar pro fornecedor, conferir nota antiga, essas coisas.

Se eu pegar uma média besta de cinco minutos por consulta, dá quase quatro horas do dia só procurando peça. Quatro horas que ele podia estar atendendo, ligando pra oficina, fechando orçamento, fazendo pós-venda. Mas tava preso numa tarefa que não agrega nada — porque a informação já existia, só tava mal organizada.

E o pior: isso vira cultura. A equipe começa a achar que é assim mesmo, que faz parte do trabalho ficar catando dado. Perde a urgência. Perde o pique. E você, como dono, acha que precisa contratar mais gente, quando na real você só precisa parar de desperdiçar o tempo de quem já tá ali.

Quando percebi que tava cobrando o impossível

Teve um dia que eu cheguei de manhã e o depósito tava uma zona. Caixas abertas, peça fora do lugar, etiqueta rasgada. Chamei o responsável, e o cara — que era gente finíssima, trabalhava comigo faz anos — me olhou cansado e falou: 'Chefe, eu arrumo. Mas amanhã vai tar do mesmo jeito, porque toda vez que alguém procura peça aqui, precisa revirar tudo. Não adianta organizar se ninguém sabe onde tá nada'.

Aquilo me acertou. Porque ele tava certo. Eu cobrava organização, cobrava agilidade, cobrava meta, mas não dava ferramenta. Era tipo pedir pro cara cavar buraco com colher e reclamar que tá demorando. A equipe queria produzir — eu que tava amarrando a mão deles.

E olha, eu não sou dono preguiçoso. Eu acordava cedo, ficava até tarde, botava a mão na massa. Mas tava tão acostumado com aquele jeito de trabalhar que nem via mais o problema. Achava que era 'característica do ramo'. Que autopeças era assim mesmo, corrido, bagunçado, sempre apagando incêndio. Só que não é. O que acontece é que a gente normaliza ineficiência e chama de rotina.

A virada (que não foi da noite pro dia)

Resolvi mudar. Não porque li artigo, não porque consultor falou — foi porque eu tava perdendo gente boa. Tinha uma vendedora excelente que pediu pra sair, e quando perguntei por quê, ela foi sincera: 'Eu gosto de vender. Mas aqui eu passo o dia resolvendo pepino de sistema. Não aguento mais'. Doeu. Porque ela tava certa.

Comecei a testar sistema de controle de estoque de verdade. Não planilha turbinada, não caderninho digitalizado — sistema mesmo, que localiza peça, dá baixa automática, avisa quando tá acabando, mostra histórico de venda. No começo, confesso, achei complicado. Parecia que ia dar mais trabalho. Mas aí veio a ficha: o trabalho era subir a informação uma vez. Depois disso, todo mundo consulta na hora, sem depender de mim, sem precisar revirar depósito, sem ligar pro colega.

A produtividade não melhorou porque a equipe trabalhou mais. Melhorou porque eu tirei a trava. O vendedor continuou atendendo do mesmo jeito — só que agora, quando o cliente pergunta se tem amortecedor de Corsa, ele responde em vinte segundos. E usa o resto do tempo pra vender filtro, pra oferecer kit, pra ligar pro mecânico e avisar que chegou a peça que ele tava esperando.

O que mudou de verdade

Hoje, quando eu vejo a equipe no balcão, eu sei que eles tão produzindo. Não porque eu fico vigiando — porque o sistema me mostra. Quantos atendimentos, quantas vendas, qual peça saiu, qual tá parada. E mais importante: eles mesmos conseguem se organizar. O cara do depósito sabe o que precisa repor sem eu mandar. O vendedor sabe qual peça tá em falta sem precisar ir lá conferir. A produtividade deixou de ser sobre trabalhar mais e virou sobre trabalhar sem obstáculo.

Se você tem autopeças e sente que a equipe podia render mais, para um segundo. Antes de cobrar, antes de achar que é falta de empenho, olha pro processo. Quantas vezes por dia seu pessoal para pra caçar informação que devia estar na mão? Quantas vendas vocês perdem porque demora pra responder se tem ou não tem? Quanto tempo da semana vai embora em tarefa que computador fazia melhor?

Porque na minha experiência, a maioria dos donos de autopeças tem equipe boa. O que falta é estrutura. E estrutura não é ter loja grande, não é ter dinheiro sobrando — é ter informação organizada e acessível. O resto, a equipe resolve.