Estoque de Papelaria: Por que a sua planilha está mentindo pra você

Outro dia um amigo, dono de papelaria há uns bons anos, me ligou num misto de desabafo e pedido de socorro. Era fim de tarde de uma terça-feira, aquela calmaria estranha depois da correria do almoço. Ele disse: 'Cara, eu não aguento mais. A cliente pediu aquela caneta gel com glitter que tá na moda. Na minha planilha, diz que tem doze. Do-ze! Minha funcionária revirou o estoque, eu revirei o balcão... e nada. A mulher foi embora brava e eu fiquei com cara de tacho'. Eu só consegui rir e falar: 'Bem-vindo ao clube'. Quantas vezes eu já não passei por isso?

A gente que tá no pequeno comércio, especialmente num ramo como papelaria, vive uma armadilha. A quantidade de itens é absurda. É caneta azul de ponta fina, ponta grossa, esferográfica, em gel. É caderno de 1 matéria, de 10, com pauta, sem pauta, quadriculado, pontilhado. Cada coisinha dessas é um produto diferente, um código diferente, um espaço diferente na prateleira. E a gente, na boa intenção, acha que uma planilha no computador ou um caderninho caprichado vai dar conta do recado. Eu tô aqui pra te dizer, como amigo que já se machucou muito com isso: não vai.

A mentira confortável que a gente conta pra si mesmo

A planilha de Excel é a maior mentirosa que existe no mundo dos negócios. E ela é boa nisso, porque ela nos dá uma sensação de controle que é falsa. A gente senta no fim do dia, cansado, e atualiza: 'vendi 5 canetas pretas, 3 borrachas, 2 cadernos de unicórnio'. Os números na tela mudam, tudo parece em ordem. A gente dorme tranquilo. O problema é que a vida real não cabe numa célula de planilha.

E a caneta que um cliente deixou cair e a ponta quebrou? E a caixa de lápis de cor que veio com um item faltando do fornecedor? E aquela canetinha que seu funcionário pegou pra anotar um recado e esqueceu de 'dar baixa'? E o furto, que a gente odeia admitir que acontece, mas acontece? Nada disso entra na planilha. A planilha só sabe o que você conta pra ela. Ela não vê o dia a dia, o chão de loja, a correria.

Na minha experiência, o estoque que tá só na planilha é o primeiro passo para o 'dinheiro que some'. Você compra o que acha que precisa, baseado num número que não é real. Aí, na volta às aulas, você descobre que tem um monte de caderno do personagem que saiu de moda, mas faltou o básico, o de capa preta. E lá vai você sair correndo pra comprar mais caro, com o fornecedor de última hora, porque não dá pra deixar o cliente na mão. Sabe quem paga essa conta? A sua margem de lucro. É o dinheiro que sai do seu bolso.

Se você vende geladeira, seu controle é fácil. Você tem 10 geladeiras. Vendeu uma, tem 9. Uma foi roubada? Você vai notar. Uma veio com defeito? Você devolve. Agora, papelaria... ah, meu amigo. Papelaria é outro jogo. É um universo de itens pequenos, baratos e muito, muito parecidos. É o paraíso do erro de contagem.

Pensa comigo: um cliente compra 20 itens diferentes. Na hora de passar no caixa, na correria, a operadora registra 'caneta azul' genérica, mas era a 'caneta azul hidrográfica 0.7mm'. Pronto. Seu estoque real da hidrográfica diminuiu, mas no sistema, foi a genérica que saiu. Agora multiplica isso por 100 clientes num dia. No fim do mês, o sistema diz que você tem 500 canetas genéricas que não existem e quebrou o estoque da hidrográfica que mais vende. O resultado é prateleira vazia de um lado e estoque encalhado de outro.

E tem a sazonalidade. Volta às aulas é uma guerra. Dia das Crianças, outra. Dia dos Namorados tem os cartões e presentes. Se você não sabe exatamente o que vendeu no ano passado nessa mesma época, como é que você vai comprar pro ano que vem? Você vai no 'achismo'. 'Acho que vendi muito daquele fichário'. 'Acho que aquela marca de mochila saiu bem'. E 'achar' no mundo dos negócios é o caminho mais curto pra perder dinheiro. Você precisa de dados. Dados de verdade, não a memória cansada do fim de um fevereiro caótico.

Então, joga a planilha fora e faz o quê?

Calma, não tô falando pra você gastar o que não tem num sistema de foguete da NASA. Longe disso. O que eu aprendi, a duras penas, é que o controle precisa ser automático e integrado. O que isso quer dizer na prática? Quer dizer que na hora que o produto passa no caixa e o código de barras é lido, o sistema de vendas tem que 'conversar' com o sistema de estoque e dar baixa naquele item específico. Instantaneamente. Sem depender de alguém lembrar de anotar no caderninho.

O nome disso é automação. E não é coisa de empresa grande. Hoje em dia, tem sistema bom e acessível pra pequeno negócio. O segredo é um sistema que conecte sua frente de caixa (onde a venda acontece) com a sua retaguarda (o estoque e as compras). Quando você faz isso, a mágica acontece. Você passa a ter uma fotografia real do seu negócio a qualquer momento.

O poder de saber a hora certa de comprar

Com um controle desses, você começa a ter informações que valem ouro. Você consegue ver, com um clique, qual a caneta que mais vende. Qual a margem de lucro de cada borracha. Qual produto tá parado na prateleira há seis meses pegando poeira e ocupando espaço. Mais importante: o sistema pode te avisar. 'Opa, o estoque de cartolina branca chegou no nível mínimo. Tá na hora de pedir mais'.

Isso muda o jogo. Você para de ser reativo, de apagar incêndio, e passa a ser proativo. Você compra melhor, negocia melhor com o fornecedor porque compra com antecedência, evita a ruptura de estoque (que é o nome chique pra 'deixar o cliente ir embora de mão abanando') e, principalmente, para de empatar dinheiro em produto que não gira.

Olha, mudar dá medo. Eu sei. Largar o caderninho, a planilha que a gente já domina, parece um bicho de sete cabeças. Mas a pergunta que eu te faço é: quanto dinheiro você já não perdeu por causa de um 'furo' no estoque? Quanto cliente você já deixou de atender? O controle do seu negócio é o coração dele. Se você não sabe o que tem dentro de casa, você tá pilotando um avião no escuro. E uma hora, a conta chega.